Transparantie in eigendom en zeggenschap is de afgelopen jaren een belangrijk thema geworden. Europese en Nederlandse wetgeving verplicht organisaties om hun uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) te registreren. Daarbij kan soms ook een bestuurder als (pseudo-)UBO worden aangemerkt. In dit blog lichten we dit verder toe.
Wie is een (pseudo-)UBO?
Een UBO is altijd een natuurlijke persoon die uiteindelijk de eigenaar is of zeggenschap heeft over een organisatie. Dat is meestal iemand met meer dan 25 procent van de aandelen, winstrechten of stemrechten. Ook kan sprake zijn van zeggenschap via statutaire bepalingen of andere afspraken. De betreffende documenten moeten bij de registratie worden meegezonden.
Is er geen persoon die voldoet aan de
UBO-criteria ? Dan worden alle bestuurders als pseudo-UBO aangemerkt
(categorie “hoger leidinggevende”). Dat is bijvoorbeeld bij een BV met diverse
aandeelhouders, de meeste verenigingen of een stichting met meerdere
bestuurders.
Er is dus een belangrijk verschil tussen de “echte” UBO en de pseudo-UBO.
UBO bij stichtingen
Bij stichtingen wordt gekeken naar de bevoegdheid om de statuten te wijzigen. In de regel ligt die bevoegdheid bij het bestuur, ook als daar een goedkeuring van anderen (zoals een raad van toezicht) voor nodig is. Tot en met drie bestuurders wordt daarom iedere bestuurder bij een stichting als UBO aangemerkt. Dit gaat uit van de -standaard- situatie waarin bestuurders gelijke zeggenschap hebben.
Bij een one tier board (monistisch bestuursmodel) geldt dit ook, ongeacht het verschil in taken tussen uitvoerende en toezichthoudende bestuurders.
Belang van een goede registratie
De UBO-registratieplicht is ingevoerd om witwassen, terrorismefinanciering en financieel-economische criminaliteit tegen te gaan. Voor organisaties en bestuurders is dit niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook praktisch van belang.
Onder andere banken, notarissen, accountants en andere partijen gebruiken UBO-gegevens bij hun cliëntenonderzoek (Wwft). De UBO dient niet alleen geregistreerd te staan, maar ook de juiste persoon of personen in de juiste categorieën. Een onvolledige of onjuiste registratie kan leiden tot vertraging bij transacties of zelfs tot boetes. Het is dus van groot belang dat de geregistreerde gegevens correct en actueel zijn.
De juiste opgaven bij het Handelsregister èn UBO-register
Bestuurders worden opgenomen in het Handelsregister en UBO’s in het UBO-register. Beide registers worden beheerd door de KVK, maar zijn niet gekoppeld en kennen verschillende vormen van toegang.
Wijzigingen in het bestuur moeten daarom ook leiden tot een check en – indien nodig – aanpassing van het UBO-register. Ook bijvoorbeeld een wijziging in het aandelenbezit (onder of boven 25 procent) kan tot een andere UBO leiden. In de praktijk wordt dit regelmatig vergeten, met het risico op onduidelijkheid en daardoor vertragingen.
Heeft u vragen over wie binnen uw organisatie als UBO moet worden geregistreerd? Wij adviseren u hier graag bij.