Privacy verklaring

PRIVACYSTATEMENT

Kienhuis Legal N.V. (hierna: “KL”) is een full-service advocaten- en notariskantoor met vestigingen in onder andere Enschede, Utrecht en Deventer.

Wij begrijpen dat u er waarde aan hecht dat wij zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan en zien dat ook als een belangrijke taak. Met dit privacy statement willen wij duidelijk maken welke persoonsgegevens worden verwerkt, op grond van welke wettelijke grondslagen persoonsgegevens worden verwerkt en welke rechten de betrokkenen op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben.

In het algemeen zullen wij persoonsgegevens:

• alleen gebruiken voor de doelen waarvoor wij de persoonsgegevens verzamelen;
• alleen verwerken als wij daarvoor een rechtsgrond hebben;
• niet met anderen delen, tenzij in deze privacyverklaring anders wordt aangegeven;
• middels passende maatregelen beveiligen.

Persoonsgegevens kunnen wij op verschillende manier verkrijgen. Onder andere doordat u ze aan ons ter beschikking stelt, uit openbare registers zoals BRP, Handelsregister of Kadaster, doordat een wederpartij of derde ze aan ons toestuurt of van het internet, zoals social media.

De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken is mede afhankelijk van de relatie die we met u hebben.

Verwerkingen:

Cliënten advocatuur en notariaat
Soorten persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats, functie, titels, emailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gegevens partner, beroep, BSN, identificerende gegevens waaronder kopie van paspoort en advies- en procesdossiers die ook andersoortige (al dan niet bijzondere) persoonsgegevens kunnen bevatten, waaronder medische- of strafrechtelijke en financiële en bancaire gegevens, alsmede WWFT gegevens waaronder Politically Exposed Persons (PEP) en Ultimate Beneficial Owner (UBO) gegevens en fiscale gegevens waaronder TIN. 

Doel van de verwerking: identificatie, dienstverlening aan cliënten op het gebied van advocatuur en notariaat, waaronder adviesdiensten, het voeren van juridische procedures en verlijden van aktes, alsmede het voeren van administratie, voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder WWFT en meldingen van ongebruikelijke transacties en verplichtingen opgelegd door toezichthouders alsmede gebruik ten behoeve van bescherming en handhaving van onze rechtspositie.

Verwerkingsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst, alsmede nakoming wettelijke verplichtingen, waaronder WWFT en fiscale wetgeving en gerechtvaardigd belang onder andere waar het onze commerciële belangen of rechtspositie betreft.

Met wie delen we uw gegevens: indien daartoe gehouden of noodzakelijk teneinde aan onze verplichtingen te voldoen delen we persoonsgegevens met gerechtelijke colleges, (advocaten van) een wederpartij, toezichthouders waaronder de Orde van Advocaten, onze accountant, het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, (ISO) auditors, alsmede met verwerkers.

Bewaartermijn:

• 20 jaar voor cliëntendossiers  en eeuwigdurend ten aanzien van notariële aktes.

Betrokkenen bij afwikkeling van insolventieprocedures als bedoeld in de Faillissementswet (faillissement, surseance van betaling, WHOA)

Soorten persoonsgegevens van de bij de insolventieprocedure betrokken (rechts-)persoon, haar bestuurders en/of aandeelhouders en/of commissarissen en/of toezichthouders en/of crediteuren en/of debiteuren en/of andere derden: naam, adres, woonplaats, functie, titels, emailadres, telefoonnummer, geslacht, identificerende gegevens waaronder kopie van paspoort en administratieve gegevens, alsmede contracten, dossiers die ook andersoortige (al dan niet bijzondere) persoonsgegevens kunnen bevatten, waaronder medische- of strafrechtelijke en financiële en bancaire gegevens, alsmede WWFT gegevens waaronder Politically Exposed Persons (PEP) en Ultimate Beneficial Owner (UBO) gegevens en fiscale gegevens waaronder TIN.

Doel van de verwerking: uitvoeren van de taak  als vastgelegd in de Faillissementswet, waaronder het beheren en vereffenen van de (faillissements-)boedel, identificatie, het voeren van juridische procedures, alsmede het veilig stellen van de administratie, voldoen aan andere wettelijke verplichtingen, waaronder WWFT en meldingen van ongebruikelijke transacties en verplichtingen opgelegd door toezichthouders alsmede gebruik ten behoeve van onze eigen juridische positie.

Verwerkingsgrondslag vanaf de datum van benoeming tot curator, bewindvoerder, herstructureringsdeskundige of observator en het daadwerkelijk beschikken over persoonsgegevens uitvoering van wettelijke verplichtingen, waaronder de Faillissementswet, WWFT en fiscale wetgeving en gerechtvaardigd belang onder andere waar het onze commerciële belangen of rechtspositie betreft. 

Met wie delen we uw gegevens: indien daartoe gehouden of noodzakelijk teneinde aan onze verplichtingen te voldoen delen we persoonsgegevens met gerechtelijke colleges, een recyhter-commissaris in de insolventieprocedure, toezichthouders waaronder de Orde van Advocaten, tucht- en/of toetsingscommissies, onze accountant, het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, (ISO) auditors, (justitiële) autoriteiten, derden door middel van (openbare) verslaglegging, alsmede met verwerkers.

Bewaartermijn:

• De curator zal zijn dossier gedurende 20 jaar bewaren, de administratie van de failliete boedel zal worden verwerkt of afgewikkeld conform de wettelijke of statutaire regeling omtrent de bewaarplicht van administraties.

Bezoeker website
Ter zake van persoonsgegevens van bezoekers van onze website die worden verzameld en verwerkt verwijzen wij naar het cookie statement.

Bezoeker kantoor Kienhuis Legal
Soorten persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats, identificerende gegevens waaronder ID of paspoortgegevens en camerabeelden.
Doel van de verwerking: identificatie van de bezoeker en beveiliging van cliënten, medewerkers en eigendommen, alsmede bescherming en handhaving van onze rechtspositie.

Verwerkingsgrondslag: gerechtvaardigd belang KL.

Met wie delen we uw gegevens: indien naar ons oordeel noodzakelijk met justitiële autoriteiten en gerechtelijke colleges en verwerkers.

Bewaartermijn: gedurende 30 dagen, tenzij de beelden informatie bevatten waardoor er een redelijk belang is de beelden langer te bewaren.

Abonnees’s nieuwsbrieven en mailinglijsten

Soorten persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats, functie, titels, contactgegevens waaronder emailadressen, interessegebieden, social media links, door u opgegeven bijzonderheden of verzoeken, registratie van openen of bekijken door ons gezonden informatie, openbare informatie over u of de organisatie waar u aan verbonden bent, informatie verkregen met behulp van cookies.

Doel van de verwerking: onderhouden van contact en u van informatie voorzien over activiteiten van ons en inhoudelijke onderwerpen alsmede personalisering daarvan.

Verwerkingsgrondslag: gerechtvaardigd belang KL en indien van toepassing, uw toestemming.
Met wie delen we uw gegevens: gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij de derde een verwerker is.

Bewaartermijn: zo lang er een belang is om u van informatie te voorzien en in het geval u toestemming hebt gegeven eindigt de bewaartermijn zo snel mogelijk nadat u de toestemming hebt ingetrokken.

Overige derden
Onder overige derden wordt mede begrepen wederpartijen van cliënten, advocaten, deurwaarders, deskundigen, leveranciers, adviseurs van cliënten of getuigen.

Soorten persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats, functie, titels, contactgegevens waaronder emailadressen gedeeld met medewerkers van ons, al dan niet door (elektronische) businesscard, email of social media.

Doel van de verwerking: afhankelijk van de situatie adviseren van cliënten dan wel onderhouden van contact en u van informatie voorzien over activiteiten van KL en inhoudelijke onderwerpen alsmede personalisering daarvan, alsmede bescherming en handhaving van onze rechtspositie.

Verwerkingsgrondslag: gerechtvaardigd belang KL of wettelijke verplichting.

Met wie delen we uw gegevens: indien daartoe gehouden of noodzakelijk teneinde aan onze verplichtingen te voldoen delen we persoonsgegevens met gerechtelijke colleges, toezichthouders waaronder de Orde van Advocaten, onze accountant, het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, (ISO) auditors alsmede met verwerkers.

Bewaartermijn: maximaal 20 jaar.

Sollicitanten
Soorten persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats, opleidingen, salaris, burgerlijke staat, functie, titels, contactgegevens, referenties en medische gegevens, gegevens van sociale media, foto, psychologische test uitkomsten, CV, cijferlijsten en VOG, alsmede gegevens verstrekt door headhunters of bemiddelaars.

Doel van de verwerking: de informatie wordt gebruikt bij het beoordelen van de geschiktheid van een sollicitant voor een specifieke functie, alsmede bescherming en handhaving van onze rechtspositie.

Verwerkingsgrondslag: wij hebben een gerechtvaardigd belang deze gegevens tijdens een sollicitatieprocedure en indien een overeenkomst tot stand komt tijdens de uitvoering van de overeenkomst te verwerken en indien toestemming wordt gegeven door betrokkene de gegevens na einde sollicitatieprocedure te bewaren als er geen overeenkomst tot stand komt, is de grondslag toestemming.

Bewaartermijn: gedurende maximaal vier weken na einde van de sollicitatieprocedure of langer met instemming van de sollicitant en wanneer een overeenkomst tussen de sollicitant en ons tot stand komt gedurende de looptijd van de overeenkomst en vijf jaren na het eindigen van de overeenkomst.

Verwerkers

Waar in deze privacyverklaring wordt gesproken van verwerkingen door ons, kan dit ook verwerkingen van door ons ingeschakelde verwerkers of andere ontvangers betekenen. De betreffende ontvangers zijn:

• onze accountant;
• Meldpunt Ongebruikelijke Transacties;
• deurwaarders;
• incassobureaus;
• advocaten;
• deskundigen;
• adviseurs;
• auditors;
• toezichthouders.

Datasecurity

KL zal zich inspannen de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en neemt daartoe o.a. de volgende maatregelen:

• fysieke beveiliging gebouwen;
• autorisatie en controle toegang tot gegevensbestanden en systemen;
• installeren van security updates van software;
• monitoren van systemen op ongewenste activiteit;
• periodieke penetration tests.

Rechten van betrokkenen

De rechten van betrokkenen op grond van de AVG en UAVG kunnen worden beperkt door de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht van advocaten en notarissen, alsmede de verplichting van een advocaat om het belang van zijn cliënt voorop te stellen dan wel verplichtingen op grond van de Wet op het notarisambt of de Advocatenwet.

Recht op inzage, correctie en gegevensverwijdering

Een betrokkene heeft recht te vernemen of wij persoonsgegevens van hem/haar verwerken en om deze persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking daarvan in te zien, voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten (zoals privacyrechten) en vrijheden van anderen.

Daarnaast heeft een betrokkene het recht om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn, maar wel door ons verwerkt worden, te laten corrigeren.

Ook heeft de betrokkene het recht om zijn/haar persoonsgegevens te laten verwijderen in het geval:

1. de verwerking van persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt;
2. wanneer de persoonsgegevens verwerkt worden op basis van toestemming en de betrokkene die toestemming intrekt en er geen andere verwerkingsgrondslag van toepassing is;
3. wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en er geen zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
4. wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
5. wanneer de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke verwijderd moeten worden.

Recht op beperking van de verwerking

De betrokkene heeft het recht de verwerking van persoonsgegevens te beperken in geval:

1. De betrokkene heeft de juistheid van de gegevens betwist. De beperking geldt dan voor een periode die het voor ons mogelijk maakt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
2. De verwerking van persoonsgegevens is niet rechtmatig en de betrokkene heeft zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens. In plaats daarvan heeft de betrokkene verzocht om beperking van het gebruik van jouw persoonsgegevens;
3. De betrokkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en is in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van ons bij de verwerking zwaarder wegen dan die van betrokkene.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

De door betrokkene aan ons verstrekte persoonsgegevens zullen op eerste verzoek van betrokkene in kopie in een gangbaar elektronisch formaat aan betrokkene ter beschikking worden gesteld.

Recht van bezwaar

De betrokkene kan bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij er sprake is van overwegende gronden de verwerking voort te zetten.

Recht toestemming in te trekken

Door een betrokkene aan ons gegeven toestemming kan op ieder moment door de betrokkene worden ingetrokken.

Wijziging statement
KL heeft het recht dit privacystatement te wijzigen in welk geval het gewijzigde privacystatement van toepassing is vanaf het moment van publicatie op de website van KL.

Uitoefening van rechten

Verzoeken, vragen en mededelingen kunnen schriftelijk worden gezonden naar onze privacy functionaris (privacy@kienhuislegal.nl).

Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Een betrokkenen heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 13 oktober 2026.