Een ondeugdelijke zorgadministratie leidt tot persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurder failliete zorgaanbieder

De zaak betrof een failliete zorgaanbieder waarvan de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk werden gehouden voor het faillissementstekort. Daarnaast legde de rechtbank een bestuursverbod van vijf jaar op. Een belangrijk onderdeel van het oordeel was dat de administratie onvoldoende inzicht bood in de geleverde zorg, de daarop gebaseerde declaraties en de daarmee samenhangende rechten en verplichtingen.

Voor zorgbestuurders is de boodschap duidelijk: de administratieplicht beperkt zich niet tot de (financiële) boekhouding. Waar de registratie van zorguren de basis vormt voor declaraties uit publieke middelen, moet ook die registratie controleerbaar, actueel en herleidbaar zijn.

Wat was er aan de hand?

De zaak draaide om een zorgaanbieder die in opdracht van verschillende gemeenten Wmo- en jeugdzorg verleende. Met de betrokken Zorgregio waren afspraken gemaakt over de administratie: uit de registratie van de daadwerkelijk geleverde zorg moest op een controleerbare manier kunnen worden vastgesteld hoe declaraties tot stand waren gekomen.

Uit een rechtmatigheidsonderzoek bleek dat declaraties onvoldoende herleidbaar waren. Ook werden zorguren geregistreerd op naam van voormalige medewerkers en zzp’ers die niet meer bij de zorgaanbieder werkzaam waren. Na het faillissement kwam de vraag aan de orde of deze tekortkomingen ook konden leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.

De bestuurders meenden van niet. Volgens hen moest onderscheid worden gemaakt tussen de financiële administratie en de zorgadministratie. Omdat de financiële administratie volgens hen aan artikel 2:10 BW voldeed, zouden gebreken in de zorgadministratie niet betekenen dat de wettelijke administratieplicht was geschonden.

De rechtbank verwierp dit onderscheid. Volgens haar kon de zorgadministratie in deze zaak niet los worden gezien van de financiële administratie, juist omdat de registratie van de geleverde zorg bepalend was voor de declaraties en daarmee voor de rechten en verplichtingen van de zorgaanbieder.

Zorgadministratie valt niet buiten artikel 2:10 BW

Artikel 2:10 BW verplicht het bestuur een administratie te voeren waaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Welke gegevens daarvoor nodig zijn, hangt mede af van de aard van de onderneming. De rechtbank benadrukt dat bij die beoordeling “ook andere elementen van belang kunnen zijn dan de debiteuren- en crediteurenposities en de stand van de liquiditeiten”.

Voor deze zorgaanbieder kon volgens de rechtbank daarom niet alleen naar de financiële administratie worden gekeken. De onderneming leverde met gemeenschapsgeld gefinancierde zorg en had specifieke afspraken gemaakt over de verantwoording daarvan. De registratie van de geleverde zorg lag ten grondslag aan de declaraties en was daarmee direct van invloed op de financiële administratie. Juist in de zorg is die samenhang van belang: een controleerbare administratie maakt inzichtelijk waarop declaraties van publiek gefinancierde zorg zijn gebaseerd.

Dat de geleverde zorg achteraf nog uit individuele zorgrapportages kon worden gereconstrueerd, maakte dit niet anders. De administratie moet zelf voldoende inzicht bieden in de rechten en verplichtingen van de onderneming. Van opdrachtgevers of een curator kan niet worden verlangd dat zij per cliënt privacygevoelige zorgrapportages raadplegen om te achterhalen waarop declaraties zijn gebaseerd.

De uitspraak bevestigt daarmee dat de administratieplicht van artikel 2:10 BW functioneel moet worden beoordeeld. Niet de vorm van de administratie is beslissend, maar de vraag of daaruit, gelet op de aard van de onderneming, te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Voor een zorgaanbieder kan dat betekenen dat ook de zorgregistratie onder de reikwijdte van die plicht valt.

Dit kan verstrekkende gevolgen hebben.

Van administratieplicht naar bestuurdersaansprakelijkheid

Op grond van artikel 2:248 BW kan iedere bestuurder in faillissement hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het faillissementstekort wanneer het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest.

De administratieplicht neemt daarbij een bijzondere positie in. Als niet aan artikel 2:10 BW is voldaan, staat op grond van artikel 2:248 lid 2 BW vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. Vervolgens geldt het weerlegbare vermoeden dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. Een schending van de administratieplicht heeft daarmee verstrekkende bewijsrechtelijke gevolgen voor het bestuur.

Dat van zorgbestuurders voldoende zicht op de administratie en declaraties wordt verwacht, blijkt ook uit een recente uitspraak van deRechtbank Den Haag. De rechtbank oordeelde dat (oud)bestuurders én - commissarissen van de zorgaanbieder hun taken ernstig hebben verwaarloosd, met als gevolg dat de zorgaanbieder declaraties heeft ingediend, terwijl niet kan worden vastgesteld dat aanspraak bestond op vergoeding daarvan. Van deze gang van zaken kan hen persoonlijk een ernstig verwijt worden gemaakt. Gedaagden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de terugbetaling van de onverschuldigd betaalde declaraties althans voor de vergoeding van de veroorzaakte schade. Daarbij woog (uiteraard) mee dat de zorg uit publieke middelen wordt gefinancierd en daarom een hoge mate van professionaliteit van bestuurders mag worden verwacht.

In de uitspraak van 17 juni 2026 paste de Rechtbank Overijssel dit kader strikt toe. Omdat de administratie onvoldoende controleerbaar maakte welke zorg was geleverd en hoe de declaraties tot stand waren gekomen, was volgens de rechtbank sprake van een schending van de administratieplicht. Dat werkte door in het oordeel dat het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk had vervuld.

De rechtbank legde bovendien een concreet verband tussen de administratieve misstanden en het faillissement. De tekortkomingen kwamen aan het licht in een onderzoek van de Zorgregio, waarna de raamovereenkomst werd ontbonden. Dat verlies van de opdracht droeg bij aan het faillissement. Daarmee was in deze zaak niet slechts sprake van een administratief gebrek, maar van een tekortkoming met directe gevolgen voor de continuïteit van de onderneming.

Beide uitspraken benadrukken daarmee, elk vanuit een andere juridische invalshoek ten aanzien van bestuurdersaansprakelijkheid, dat een deugdelijke (zorg-)administratie en herleidbare declaraties binnen een zorgorganisatie hoge bestuurlijke prioriteit moeten hebben (waaronder begrepen die van de interne toezichthouder).

Ook een bestuursverbod

Voor de bestuurders bleef het in de uitspraak van de Rechtbank Overijssel niet bij aansprakelijkheid voor het faillissementstekort. De rechtbank legde daarnaast een bestuursverbod van vijf jaar op.

Artikel 106a Fw biedt onder bepaalde omstandigheden de mogelijkheid een civielrechtelijk bestuursverbod op te leggen. Bij de beoordeling woog de rechtbank mee dat de bestuurder gedurende een groot deel van de actieve periode geen deugdelijke en voor schuldeisers verifieerbare administratie had gevoerd. Volgens de rechtbank had dit geleid tot het faillissement en daarmee tot benadeling van crediteuren. De ernst daarvan werd volgens de rechtbank onderstreept doordat het ging om overheidsgeld dat bestemd was voor jeugd- en Wmo-zorg.

• Wat betekent dit voor de praktijk?

Voor zorgaanbieders is de belangrijkste les dat een goede administratie niet begint en eindigt bij (enkel) de financiële boekhouding. De administratie moet aansluiten bij de aard van de onderneming en voldoende inzicht geven in haar rechten en verplichtingen.

Voor bestuurders (en in het verlengde daarvan, de interne toezichthouder vanuit zijn toezichthoudende rol) is het daarom van belang om onder meer de volgende vragen te stellen:

• Kunnen wij vanuit onze administratie de geleverde zorg volgen tot aan de declaratie?

Er moet een controleerbare lijn bestaan tussen de geleverde zorg, de registratie daarvan en de uiteindelijke declaratie.

• Blijkt die samenhang uit de administratie zelf?

De uitspraak betekent niet dat iedere fout in een zorgdossier of iedere onvolkomenheid in de registratie automatisch leidt tot bestuurdersaansprakelijkheid. De lat ligt bij kennelijk onbehoorlijk bestuur en bij de vraag of de tekortkoming een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest.

Wél laat de uitspraak zien dat bestuurders zich niet kunnen verschuilen achter een op zichzelf sluitende financiële boekhouding wanneer de onderliggende zorgregistratie onvoldoende controleerbaar is.

Voor zorgbestuurders is dit een waarschuwing én een praktische toetssteen. Kunnen geleverde zorg, registratie, declaratie en financiële verantwoording logisch en zonder omwegen aan elkaar worden gekoppeld? Zo niet, dan is de zorgadministratie niet alleen een operationeel aandachtspunt, maar ook een mogelijk bestuurdersrisico.

Voor verdere vragen over dit onderwerp kunt u terecht bij onze specialisten gezondheidsrecht en ondernemingsrecht Governance en medezeggenschap.

Met dank aan onze werkstudent Collin Denekamp  voor het mede samenstellen van dit artikel.