De manier waarop we vergaderen verandert razendsnel. Waar fysieke bijeenkomsten lange tijd de norm waren, heeft de opkomst van digitale middelen gezorgd voor nieuwe mogelijkheden. Binnenkort zet de wetgever een belangrijke volgende stap: het wordt mogelijk om een volledig digitale algemene vergadering te houden.
Wat betekent dit voor u als bestuurder
of aandeelhouder/lid? En hoe kunt u hier nu al slim op inspelen? Lees het in
het volgende blog.
Op dit moment schrijft de wet nog voor dat een algemene vergadering altijd (deels) fysiek moet plaatsvinden. Een hybride vorm — deels fysiek, deels online — is al wel toegestaan onder bepaalde voorwaarden. Daar komt straks verandering in.
De wet wordt aangepast, waardoor vennootschappen, verenigingen en coöperaties de mogelijkheid krijgen om hun algemene vergadering volledig digitaal te organiseren. Dit betekent dat besluitvorming sneller en praktischer kan worden georganiseerd.
Om digitaal te kunnen vergaderen worden er door de wetgever een aantal eisen gesteld:
- de deelnemer moet kunnen worden geïdentificeerd;
- het stemrecht moet rechtstreeks kunnen worden uitgeoefend; en
- de deelnemer moet via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtsreeks kunnen reageren, vragen kunnen stellen en van de inhoud kunnen kennisnemen.
Dit betekent aldus dat beeld én geluid verplicht zijn. De vergadering zal een zo goed mogelijke afspiegeling moeten zijn van een fysieke vergadering.
Nadere voorwaarden (te bepalen door de rechtspersoon) kunnen in de statuten worden opgenomen of bij oproeping bekend worden gemaakt.
De wetgever heeft onderscheid gemaakt in vennootschappen (naamloze en besloten vennootschappen) en verenigingen/coöperaties.
Verenigingen/coöperaties
Wanneer de statuten van een vereniging/coöperatie een digitale vergadering (duidelijk) niet uitsluiten, kan de vergadering digitaal worden gehouden. Met andere woorden: worden de statuten niet gewijzigd op dit punt, kan de vereniging digitaal vergaderen.
Vennootschappen
Anders dan bij de vereniging, zullen de statuten van een vennootschap expliciet in deze mogelijkheid moeten voorzien. Mocht je dus willen dat een digitale vergadering is toegestaan, zullen de statuten op dit punt gewijzigd moeten worden.
Vanaf 1 januari 2027 is het
mogelijk om digitaal te vergaderen. De wet treedt dan in werking.
Waarom u nu al actie moet ondernemen
Het is verstandig om nú al voorbereidingen te treffen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- het controleren van uw statuten
- het overwegen van een statutenwijziging
- het selecteren van een geschikt digitaal vergaderplatform (dit kan per organisatie verschillen)
- het inrichten van stemming en identificatie van deelnemers
Organisaties die dit op tijd regelen, kunnen straks direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.
De komst van volledig digitale algemene vergaderingen betekent een belangrijke modernisering van het recht. Het biedt meer flexibiliteit, maar vraagt ook om een zorgvuldige inrichting.
De overstap naar digitaal vergaderen is niet alleen technisch, maar ook juridisch van aard. Zo zal er gekeken moeten worden naar nadere statutaire vereisten en hoe de besluitvorming wordt ingeregeld. Tevens is het handig om te bepalen hoe de stemming wordt geteld. Neem gerust contact met ons op — wij denken graag met u mee.
Deze blog is geschreven door Anna Tenhagen.
